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É obrigatório ter um e-mail de empresa?

No passado dia 6 de agosto, o Ministerio de Trabajo y Seguridad Social emitiu a Resolución n.º 154/020 (domicilio electrónico constituido), na qual consagrou a obrigação legal de os empregadores com três ou mais trabalhadores em regime de dependência (com exclusão dos trabalhadores do serviço doméstico), criarem um e-mail de empresa para comunicarem com o referido Ministério.

Esta nova obrigação destinou-se a agilizar e facilitar o contacto de todas as pessoas que tenham de se relacionar com este organismo do Estado. Em concreto, destinou-se a agilizar e facilitar o envio e receção das comunicações e notificações necessárias no exercício da sua atividade.

Será que tal exigência seria razoável e/ou necessária em Portugal? Se sim, com os mesmos fundamentos?

Ao nível dos fundamentos, poder-se-ia invocar os princípios gerais de Direito Administrativo que dinamizam e aprofundam a relação entre Administração Pública e particular(es),nomeadamente a prossecução do interesse público e da proteção dos direitos e interesses do cidadão, da boa administração, da colaboração com particulares e a administração eletrónica (arts. 4.º e ss. e 14.º do Código do Procedimento Administrativo).

Atualmente, já se poderá traçar um paralelo com a obrigatoriedade de adesão ao Via CTT” (que funciona como uma caixa postal eletrónica que permite a receção de correio em formato digital e envio de correio para as entidades emissoras que aderiram ao sistema Via CTT, incluindo a Autoridade Tributária) para as. as pessoas coletivas (empresas, entidades públicas, IPSS’s ou associações), os empresários, bem como os designados “recibos verdes” que se encontrem obrigados à declaração periódica e pagamento de IVA. A consequência da falta de adesão ao Via CTT, quando obrigatória, será a aplicação de uma coima pela AT.

Não obstante o evidente avanço e modernização que ambas as medidas representam, algumas preocupações poderão sempre ser colocadas, a saber: (i), no caso espanhol, existe algum mecanismo que assegure a proteção de dados de todas as pessoas envolvidas aquando da obrigação legal de estabelecer o e-mail da empresa por forma obrigatória?; (ii) em ambos os cenários, quais as garantias de confidencialidade da informação?; (iii) novamente no caso espanhol, será sempre garantida à empresa a possibilidade de recusa fundamentada (por exemplo, para proteção de segredos de negócio) e, se sim, em que medida?

Serão questões a aprofundar e ponderar oportunamente e em face dos constantes avanços digitais em matéria laboral.

Luísa S. Pereira | Tiago Sequeira Mousinho | DCM LAWYERS

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